Break down situations to identify the root cause of a misunderstanding of the vision.

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে একটি সুস্পষ্ট, বাস্তবসম্মত এবং সবার দ্বারা বোঝা যায় এমন ভিশন (Project Vision) অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। কিন্তু বাস্তবে অনেক সময় দেখা যায়—টিম সদস্য, স্টেকহোল্ডার বা ক্লায়েন্টরা ভিশনকে সঠিকভাবে বুঝতে পারে না। এর ফলে প্রকল্পে হতে পারে দেরি, ভুল সিদ্ধান্ত, ভুল অগ্রাধিকার, অপ্রয়োজনীয় পুনঃকাজ, অথবা দ্বন্দ্ব।

এই সমস্যার সমাধান হলো—
👉 পরিস্থিতি ভেঙে ভেঙে বিশ্লেষণ করা (Break Down the Situation)
👉 এবং মূল কারণ (Root Cause) চিহ্নিত করা।

এই সক্ষমতাটিকে PMP-তে অত্যন্ত গুরুত্ব দেওয়া হয়।

কেন Root Cause Analysis (RCA) জরুরি?

কারণ, ভিশন নিয়ে misunderstanding থাকলে—

• সঠিক লক্ষ্য স্থির হয় না
• কাজের গতি কমে যায়
• টিমের মনোবল কমে
• স্টেকহোল্ডারদের আস্থা কমে
• প্রজেক্টের মান ক্ষতিগ্রস্ত হয়

ভিশন স্পষ্ট না হলে প্রকল্প সফল হওয়া কঠিন।

ভুল-বোঝাবুঝির প্রধান লক্ষণগুলো কীভাবে ধরবেন?

নিচের কিছু লক্ষণ দেখলেই বোঝা যায় ভিশন সম্পর্কে ভুল-বোঝাবুঝি আছে:

• টিম বিভিন্ন দিকের কাজে ব্যস্ত
• “কী ডেলিভার করতে হবে” নিয়ে বারবার প্রশ্ন
• অগ্রাধিকার নিয়ে দ্বিধা
• ডকুমেন্টেড ভিশন বনাম বাস্তব কাজের মধ্যে তফাৎ
• স্টেকহোল্ডারের প্রত্যাশা বারবার বদলে যাওয়া
• সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে অসঙ্গতি

কিভাবে পরিস্থিতিকে ভেঙে বিশ্লেষণ করা যায়?

১) সমস্যা কোথায়? — অবস্থাটি চিহ্নিত করুন

প্রথমে বুঝতে হবে—পার্থক্যটা কোথায় ঘটছে।

• কাজের বোঝাপড়া?
• Requirement?
• লক্ষ্য?
• Output?
• প্রযুক্তিগত সীমাবদ্ধতা?
• ব্যাখ্যার ভুল?

২) সংশ্লিষ্ট পক্ষগুলোকে পৃথকভাবে বিশ্লেষণ করুন

• টিম সদস্যরা কী বুঝছে?
• স্টেকহোল্ডার কী আশা করছে?
• ক্লায়েন্ট কী চায়?
• প্রজেক্ট ম্যানেজার কী যোগাযোগ করেছে?

৩) যোগাযোগের উৎস খুঁজুন

ভুলটি কোথা থেকে সৃষ্টি হয়েছে?

• ই-মেইল?
• মিটিং?
• ডকুমেন্ট?
• অস্পষ্ট নির্দেশনা?
• ভুল অনুমান?

৪) “Why?” প্রশ্নটি পাঁচবার করুন (5-Why Technique)

মূল কারণ বের করতে একটি বিখ্যাত টেকনিক:

৫টি Why প্রশ্ন → আপনাকে মূল সমস্যায় নিয়ে যাবে।

৫) গ্যাপ বিশ্লেষণ করুন (Gap Analysis)

Documents vs Reality
গ্যাপটি দেখলে বোঝা যাবে—কোথায় ভুল বোঝাবুঝি হয়েছে।

৬) ফ্যাক্ট-ভিত্তিক Feedback নিন

অনুভূতি বাদ দিয়ে ডেটা, তথ্য ও উদাহরণ ব্যবহার করুন।

৭) RCA ম্যাট্রিক্স ব্যবহার করুন

• Cause
• Effect
• Responsible point
• Fix strategy

বাস্তব উদাহরণগুলো

উদাহরণ ১: সফটওয়্যার প্রজেক্ট

পরিস্থিতি:
ভিশনে বলা হয়েছে—“একটি সহজে ব্যবহারের মতো Mobile App তৈরি করা।”
কিন্তু টিম এমন ফিচার যোগ করছে যা অ্যাপকে জটিল করছে।

Break Down ও Root Cause:

✔ ভিশন "Easy to use"—কিন্তু এর স্পষ্ট ব্যাখ্যা দেওয়া হয়নি।
✔ UX Designer ফিচার সমৃদ্ধ অ্যাপ ভেবেছেন।
✔ Stakeholder ভেবেছেন basic feature যথেষ্ট।

মূল কারণ:
“Easy to Use”—একটি subjective term, স্পষ্ট গাইডলাইন দেওয়া হয়নি।

সমাধান:
Usability guideline + wireframe + priority list তৈরি।

উদাহরণ ২: কনস্ট্রাকশন প্রজেক্ট

পরিস্থিতি:
স্টেকহোল্ডার চেয়েছিল “Modern Office Space”, কিন্তু কনস্ট্রাকশন টিম সাধারণ ডিজাইন করছে।

Break Down:

✔ স্টেকহোল্ডার আধুনিক মানে—Glass Partition + Open Space চিন্তা করেছেন
✔ টিম ভেবেছে—New Paint + LED Light মানেই modern
✔ ডিজাইন ডকুমেন্ট যথেষ্ট বিস্তারিত ছিল না

মূল কারণ:
ভিশন ভিজ্যুয়াল উদাহরণসহ ব্যাখ্যা হয়নি।

সমাধান:
Mood board + 3D model + reference photo দিয়ে ভিশন সুস্পষ্ট করা।

উদাহরণ ৩: ইভেন্ট ম্যানেজমেন্ট

পরিস্থিতি:
ভিশনে বলা ছিল—“High Impact Product Launch Event।”
কিন্তু ইভেন্ট সাধারণ মানের।

মূল কারণ বিশ্লেষণ:

• মার্কেটিং “High impact” বলতে social media coverage বুঝেছে
• ইভেন্ট টিম “High impact” বলতে বড় স্টেজ বুঝেছে
• Sales team “High impact” বলতে VIP guest list বুঝেছে

মূল কারণ:
সমন্বিত ভিশনের অভাব + অস্পষ্ট KPI
(What does “high impact” really mean?)

সমাধান:
Measurable parameters নির্ধারণ করা—
✔ 5 media coverage
✔ 300+ live participants
✔ 20 VIP guests
✔ 50 product trial

ভিশন misunderstanding এর প্রধান Root Causes

• অস্পষ্ট ভাষা (ambiguous words)
• ডকুমেন্টেশনের অভাব
• মিটিং-এর আলোচনার ভুল ব্যাখ্যা
• অনুমান ভিত্তিক কাজ
• পূর্ব অভিজ্ঞতার উপর অতিরিক্ত নির্ভরতা
• Stakeholder alignment-এর অভাব
• নিয়মিত review না থাকা

ভুল বোঝাবুঝি প্রতিরোধের উপায়

✔ ভিশনকে ডকুমেন্ট করুন

✔ উদাহরণসহ ব্যাখ্যা করুন

✔ Visual tool ব্যবহার করুন (workflow, diagram, mockup)

✔ টিমকে alignment workshop দিন

✔ নিয়মিত feedback session করুন

✔ Milestone review meet করুন

✔ “No assumption” নির্দেশনা দিন

উপসংহার

প্রজেক্ট ভিশন ভুল বোঝার কারণে যেকোনো প্রকল্প ব্যর্থ হওয়ার ঝুঁকি থাকে। তাই PMP-এর পরামর্শ হলো—
পরিস্থিতিকে ভেঙে বিশ্লেষণ করে মূল কারণ বের করুন
এবং
সেই অনুযায়ী দ্রুত corrective action নিন।

যখন টিম, স্টেকহোল্ডার এবং ক্লায়েন্ট একই ভিশনে aligned থাকে—
তখনই প্রকল্প এগোয় দ্রুত, সঠিক পথে, এবং সফলভাবে।