প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ দিক হলো Communication বা যোগাযোগ। একটি প্রজেক্টে কত ভালোভাবে তথ্য আদান–প্রদান হচ্ছে, সেটির ওপরই নির্ভর করে টিমের সমন্বয়, সিদ্ধান্ত গ্রহণ, ও প্রজেক্টের সামগ্রিক সফলতা।
এই যোগাযোগের কার্যকারিতা নিরীক্ষণ ও নিশ্চিত করার কাজটি করা হয় Monitor Communications প্রক্রিয়ার মাধ্যমে।
Monitor Communications কী?
PMBOK® Guide (7th edition) অনুসারে:
Monitor Communications হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে আমরা নিশ্চিত করি যে প্রজেক্টের তথ্য ও বার্তা সঠিক সময়ে, সঠিক ফরম্যাটে, সঠিক স্টেকহোল্ডারের কাছে পৌঁছাচ্ছে কিনা, এবং যোগাযোগের কার্যকারিতা প্রত্যাশা অনুযায়ী হচ্ছে কিনা।
এই প্রক্রিয়াটি Project Communications Management জ্ঞানক্ষেত্রের (Knowledge Area) অন্তর্গত এবং এটি Monitoring and Controlling Process Group-এর অংশ।
Process Objective (উদ্দেশ্য)
- যোগাযোগের গুণগত মান ও কার্যকারিতা যাচাই করা
- ভুল বোঝাবুঝি বা তথ্য বিকৃতি রোধ করা
- স্টেকহোল্ডারদের সন্তুষ্টি বজায় রাখা
- প্রজেক্টে transparency বা স্বচ্ছতা বৃদ্ধি করা
- প্রয়োজনে যোগাযোগ পরিকল্পনা (Communication Management Plan) আপডেট করা
Monitor Communications – Inputs, Tools & Techniques, Outputs (ITTOs)
Inputs
Project Management Plan→ Communication Management Plan, Resource Management Plan ইত্যাদি অংশ
Project Documents
→ Issue log, Lessons learned register, Project communications
Work Performance Data
→ মিটিং রিপোর্ট, ইমেল রেসপন্স টাইম ইত্যাদি
Enterprise Environmental Factors (EEFs)
→ প্রতিষ্ঠানিক সংস্কৃতি, যোগাযোগের মাধ্যম
Organizational Process Assets (OPAs)
→ যোগাযোগ সংক্রান্ত নীতিমালা, টেমপ্লেট, historical data
Tools & Techniques
Expert Judgment→ যোগাযোগ বিশেষজ্ঞ, সিনিয়র প্রজেক্ট ম্যানেজারের পরামর্শ
Project Management Information System (PMIS)
→ সফটওয়্যার যেমন Jira, MS Teams, Slack ইত্যাদি
Data Representation
→ Dashboards, Reports, Status charts
Interpersonal and Team Skills
→ Active listening, Feedback collection, Conflict resolution
Meetings
→ Regular status meeting, retrospective session
Outputs
Work Performance Information→ যোগাযোগের কার্যকারিতার সংক্ষিপ্ত প্রতিবেদন
Change Requests
→ Communication plan আপডেটের প্রয়োজন হলে Change request
Project Management Plan Updates
→ Communication management plan সংশোধন
Project Documents Updates
→ Issue log, Lessons learned register আপডেট
একটি বাস্তব উদাহরণ (Practical Example)
ধরা যাক আপনি “Smart City Lighting Project” এর প্রজেক্ট ম্যানেজার।
প্রজেক্টে তিন ধরনের টিম আছে:
- Design Team
- Implementation Team
- City Administration Stakeholders
সমস্যা:
শহর প্রশাসন অভিযোগ করছে তারা প্রকল্পের অগ্রগতির আপডেট সময়মতো পাচ্ছে না। ফলে সিদ্ধান্ত নিতে দেরি হচ্ছে।
আপনার পদক্ষেপ (Monitor Communications প্রক্রিয়া):
পরিস্থিতি বিশ্লেষণ:Jira এবং MS Teams-এর লগ দেখে বোঝা গেল Design Team সময়মতো রিপোর্ট দিলেও City Admin ইমেইলে আপডেট পাচ্ছে না।
তথ্য বিশ্লেষণ (Data Analysis):
ইমেইল ওপেন রেট, রিপোর্ট রিসিভ কনফার্মেশন ইত্যাদি পর্যবেক্ষণ করা হলো।
সমাধান নির্ধারণ:
- Communication plan আপডেট করে মাসিক রিপোর্টের পরিবর্তে সাপ্তাহিক ড্যাশবোর্ড শেয়ার করা শুরু হলো।
- WhatsApp গ্রুপ এবং Slack Channel তৈরি করা হলো দ্রুত তথ্য আদান-প্রদানের জন্য।
প্রশাসনের সাথে সমন্বয় বৃদ্ধি পেল, সিদ্ধান্ত গ্রহণ দ্রুত হলো এবং প্রজেক্ট ডেলিভারি টাইম ১৫% কমে গেল।
এই প্রক্রিয়ায় আপনি মূলত Monitor Communications করেছেন — অর্থাৎ, বিদ্যমান যোগাযোগের কার্যকারিতা যাচাই করে প্রয়োজনে সংশোধন করেছেন।
PMP পরীক্ষায় এই বিষয়ে যেসব প্রশ্ন আসে:
- “Which process ensures that communication is effective and meets the needs of stakeholders?”
- “What is a possible output of Monitor Communications?”
- “What tools are used in Monitor Communications?”
উপসংহার
Monitor Communications প্রক্রিয়াটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের একটি চলমান পর্যালোচনা ব্যবস্থা। এটি নিশ্চিত করে যে যোগাযোগ কার্যকর, স্বচ্ছ, ও স্টেকহোল্ডারদের প্রয়োজন অনুযায়ী হচ্ছে। PMP পরীক্ষায় এটি তত্ত্ব হিসেবে গুরুত্বপূর্ণ হলেও বাস্তব জীবনে এটি টিম পারফরম্যান্স উন্নয়নের অন্যতম চাবিকাঠি।
সংক্ষেপে মনে রাখুন:
“If Communication is the heartbeat of a project, then Monitor Communications is the health checkup that keeps it alive.”
){kind=link}
0 Comments