PMP-এ “Gather Knowledge” — প্রকল্প সফল করতে জ্ঞান সংগ্রহের কৌশল

প্রকল্প ব্যবস্থাপনায় জ্ঞান (Knowledge) হলো সেই শক্তি যা একটি প্রকল্পকে সঠিক পথে পরিচালনা করতে সাহায্য করে। PMP (Project Management Professional) ফ্রেমওয়ার্কে “Gather Knowledge” একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ধাপ, কারণ সঠিক জ্ঞান ছাড়া কোনো দল সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে পারে না, ঝুঁকি কমাতে পারে না বা আগের অভিজ্ঞতা থেকে শিক্ষা নিতে পারে না।

এই ব্লগে আমরা আলোচনা করবো—

• Gather Knowledge কী
• কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ
• কীভাবে প্রকল্পে প্রয়োজনীয় জ্ঞান সংগ্রহ করতে হয়
• কোন সোর্স থেকে Knowledge সংগ্রহ করা যায়
• বাস্তব উদাহরণসহ ব্যাখ্যা

Gather Knowledge in PMP: কী?

Gather Knowledge বলতে বোঝায়—
প্রকল্পে কাজ করতে গেলে যেসব তথ্য, অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, প্রকল্প-সম্পর্কিত ডাটা এবং পূর্ববর্তী শেখাগুলো প্রয়োজন, সেগুলো সংগ্রহ করা এবং সঠিকভাবে সংগঠিত করা।

এটি মূলত দুইটি Knowledge টাইপ নিয়ে কাজ করে:

১) Explicit Knowledge

যা লেখা, ডকুমেন্ট, রিপোর্ট, মিটিং মিনিটস, ডেটাবেস ইত্যাদিতে পাওয়া যায়।

২) Tacit Knowledge

যা মানুষের অভিজ্ঞতা, দক্ষতা, intuition, judgment — কথোপকথন বা পর্যবেক্ষণের মাধ্যমে সংগ্রহ করতে হয়।

উদাহরণ

• পূর্বের প্রকল্পের technical specification
• সিনিয়র ইঞ্জিনিয়ারের বাস্তব অভিজ্ঞতা
• Lessons learned database
• Stakeholder feedback

কেন Gather Knowledge গুরুত্বপূর্ণ?

১. সিদ্ধান্ত গ্রহণ সহজ হয়

যখন প্রকল্পের সঠিক তথ্য জানা থাকে, তখন দলের পক্ষে দ্রুত ও সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়।

২. পূর্বের ভুল পুনরাবৃত্তি হয় না

Earlier project-এর lessons learned জেনে নিলে একই ভুল আবার করা হয় না।

৩. ঝুঁকি কমে

Knowledge সংগ্রহ করে জানা যায় কোন জায়গায় কী ধরনের সমস্যা হতে পারে।

৪. Stakeholder alignment তৈরি হয়

Stakeholders কী জানেন, কী আশা করেন—এই knowledge সংগ্রহ করে তাদের সাথে ভালো সমন্বয় করা যায়।

৫. Innovation বৃদ্ধি পায়

দলের সদস্যরা যখন একে অপরের tacit knowledge শেয়ার করেন, তখন নতুন আইডিয়া জন্মায়।

কী কী ধাপে Gather Knowledge করা হয়?

১. Identify knowledge needs

প্রকল্পে কী কী জ্ঞান প্রয়োজন তা ঠিক করা।
যেমন–

• প্রযুক্তিগত জ্ঞান
• মার্কেট সম্পর্কিত জ্ঞান
• আইনগত তথ্য
• গ্রাহকের প্রয়োজন
• সিস্টেম রিকোয়ারমেন্ট

২. Collect from internal sources

সংস্থার ভেতরের বিভিন্ন উৎস থেকে তথ্য সংগ্রহ করতে হয়:

• পূর্বের প্রকল্প রিপোর্ট
• Organizational process assets
• PMO ডকুমেন্ট
• SMEs (Subject Matter Experts)
• Team workshop

৩. Collect from external sources

বাইরের উৎস থেকেও জ্ঞান সংগ্রহ করা হয়:

• Industry standards
• Vendor manuals
• Regulatory guidelines
• Consultants
• Market research reports

৪. Analyze and Document

Knowledge সংগ্রহ করে তাকে refine করে documentation তৈরি করা হয়।

৫. Share and Apply Knowledge

Collected knowledge দলের মধ্যে ছড়িয়ে দিয়ে প্রকল্পে প্রয়োগ করা হয়।
যেমন:

• Knowledge sharing session
• Training
• Collaboration meetings

জ্ঞান সংগ্রহের সাধারণ উৎস (Knowledge Sources)

সোর্স	কীভাবে সাহায্য করে
Lessons Learned Repository	আগের প্রকল্পের ভুল ও সফলতা বুঝতে
SMEs	Tacit knowledge সরাসরি পেতে
Stakeholder Interviews	তাদের প্রত্যাশা ও প্রয়োজন জানতে
Workshops	টিমের collective knowledge বের করতে
Technical Documents	Explicit knowledge ধারণ করে
Industry Publications	নতুন প্রযুক্তি ও best practice জানতে

উদাহরণ: বাস্তব প্রকল্পে Gather Knowledge প্রয়োগ

Example 1: একটি সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রকল্প

ধরা যাক একটি কোম্পানি একটি নতুন mobile app তৈরি করতে যাচ্ছে। Project Manager (PM) জ্ঞান সংগ্রহ করবেন—

কি কি knowledge প্রয়োজন?

• UI/UX design standard
• Customer behavior research
• API integration guidelines
• Previous failed app-এর lessons learned
• Security compliance requirements

Knowledge সংগ্রহের পদ্ধতি:

• SME মিটিং
• User survey
• Competitive analysis
• IEEE security guidelines
• Team brainstorming

ফলে প্রকল্পের শুরু থেকেই দল সঠিক ডেটা ও অভিজ্ঞতা ব্যবহার করতে পারে।

Example 2: একটি Construction Project

ধরা যাক ১০ তলা একটি ভবন নির্মাণ প্রকল্প।

PM যেসব knowledge সংগ্রহ করতে পারেন:

• Soil test report
• Local building code
• Safety guidelines
• পূর্বের construction project-এর problem reports
• Vendor capability assessment
• Weather impact data

এর ব্যবহার:

• Structural design উন্নত হয়
• সাইট ঝুঁকি কমে
• সঠিক vendor নির্বাচন হয়

Example 3: Marketing Campaign Project

ধরা যাক একটি ব্র্যান্ড বড়সড় প্রমোশন চালাতে যাচ্ছে।

প্রয়োজনীয় Knowledge:

• Customer demographic data
• Competitor campaign analysis
• Historical sales data
• Behavioral trends

Collection method:

• Focus group discussion
• Social media analytics
• Market research reports

Gather Knowledge করার Best Practices

• Project শুরুতেই knowledge gaps identify করুন
• Tacit knowledge মনে রাখার জন্য regular discussion করুন
• Proper documentation নিশ্চিত করুন
• PMO repositories সক্রিয়ভাবে ব্যবহার করুন
• Knowledge-sharing culture তৈরি করুন
• Stakeholders থেকে feedback সংগ্রহে নিয়মিত থাকুন

Conclusion

PMP-তে "Gather Knowledge" হলো এমন একটি কৌশল যা প্রকল্পকে সফল, দক্ষ এবং ঝুঁকি-মুক্ত করতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা রাখে। সঠিক সময়ে সঠিক জ্ঞান সংগ্রহ করতে পারলে সিদ্ধান্ত নেওয়া সহজ হয়, দল দক্ষ হয় এবং প্রকল্পের সাফল্যের সম্ভাবনা বহুগুণ বৃদ্ধি পায়।

আপনি যদি PMP প্রজেক্ট চালান, তবে মনে রাখবেন—
Knowledge is the power that drives a project toward success.