PMP-তে Work Authorization System: একটি বিস্তারিত ধারণা

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের জগতে প্রতিটি কাজকে সঠিকভাবে পরিকল্পনা, অনুমোদন ও সম্পাদনের জন্য নির্দিষ্ট প্রক্রিয়া অনুসরণ করতে হয়। এই প্রক্রিয়ার অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হলো Work Authorization System (WAS)। এটি এমন একটি সিস্টেম যা নিশ্চিত করে যে সঠিক ব্যক্তি, সঠিক সময়ে, সঠিক কাজটি করছেন — এবং কাজ শুরু করার আগে সেটি আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমোদিত হয়েছে।

Work Authorization System কী?

Work Authorization System হলো একটি ফরমাল পদ্ধতি (formal procedure) যার মাধ্যমে প্রজেক্টের কাজগুলো (work packages বা activities)

• যথাযথ অনুমোদন ছাড়া শুরু না হয়,
• প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট প্ল্যান অনুযায়ী অগ্রসর হয়,
• রিসোর্স, সময় ও বাজেট নিয়ন্ত্রিত থাকে।

এক কথায়, এটি হলো কাজ শুরু করার “আনুষ্ঠানিক সিগন্যাল” বা “গো-অহেড” প্রক্রিয়া।

কেন Work Authorization System গুরুত্বপূর্ণ?

প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টে বিশৃঙ্খলা এড়াতে এবং নিয়ন্ত্রিতভাবে কাজ এগিয়ে নিতে WAS অত্যন্ত জরুরি। এর মূল সুবিধাগুলো হলো:

1. কাজের নিয়ন্ত্রণ নিশ্চিত করে

• কোন কাজ কখন শুরু হবে তা নির্দিষ্ট থাকে।
• অনুমোদন ছাড়া কোনো কাজ হয় না।

2. দায়িত্ব ও জবাবদিহিতা স্পষ্ট করে

• কার দায়িত্বে কোন কাজ সম্পন্ন হবে, তা স্পষ্টভাবে জানানো হয়।

3. রিসোর্সের সঠিক ব্যবহার নিশ্চিত করে

• অতিরিক্ত বা অপ্রয়োজনীয় রিসোর্স অপচয় হয় না।

4. অগ্রগতির ট্র্যাক রাখা সহজ করে

• কাজের শুরু, সমাপ্তি ও অনুমোদনের রেকর্ড থাকে।

5. স্কোপ ক্রিপ (Scope Creep) প্রতিরোধ করে

• অনুমোদন ছাড়া কোনো নতুন কাজ যুক্ত হয় না।

PMP Framework-এ Work Authorization System এর অবস্থান

PMBOK (Project Management Body of Knowledge) গাইড অনুযায়ী, Work Authorization System মূলত Project Integration Management জ্ঞানের (Knowledge Area) অংশ।
বিশেষভাবে, এটি Direct and Manage Project Work প্রক্রিয়ার সাথে সম্পর্কিত।

অর্থাৎ, প্রজেক্ট এক্সিকিউশন (Execution) ফেজে এটি নিশ্চিত করে যে পরিকল্পিত কাজগুলো যথাযথ অনুমোদন নিয়ে সঠিকভাবে শুরু হচ্ছে।

Work Authorization System কিভাবে কাজ করে?

WAS সাধারণত নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে:

1. Work Package সনাক্তকরণ

• WBS (Work Breakdown Structure) থেকে কোন কাজটি সম্পন্ন করতে হবে তা নির্ধারণ।

2. অফিসিয়াল অনুমোদন (Authorization Document)

• প্রজেক্ট ম্যানেজার বা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ কাজ শুরুর অনুমতি দেন।
• এটি লিখিত ফরম, সফটওয়্যার-ভিত্তিক অনুমোদন, বা ইমেইল হতে পারে।

3. দায়িত্ব অর্পণ (Assignment)

• নির্দিষ্ট রিসোর্স বা টিম মেম্বারকে কাজটি দেওয়া হয়।

4. ট্র্যাকিং ও মনিটরিং

• কাজের শুরু, অগ্রগতি ও সমাপ্তির রিপোর্ট রাখা হয়।

5. ফলাফল যাচাই (Validation)

• কাজটি পরিকল্পনা অনুযায়ী সম্পন্ন হয়েছে কি না তা নিশ্চিত করা হয়।

Work Authorization System এর উদাহরণ

ধরা যাক, আপনি একটি সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রজেক্ট পরিচালনা করছেন।

• কাজ: “User Login Module” ডেভেলপ করা।
• WBS থেকে সনাক্তকরণ: এটি প্রজেক্টের একটি work package।
• অনুমোদন: প্রজেক্ট ম্যানেজার টিমকে আনুষ্ঠানিকভাবে অনুমতি দিলেন কাজ শুরু করার।
• অর্পণ: ডেভেলপার টিমকে কাজটি দেওয়া হলো।
• ট্র্যাকিং: কাজের অগ্রগতি Jira বা MS Project-এ লগ করা হলো।
• ফলাফল যাচাই: QA টিম কাজ সম্পন্ন হওয়ার পর মডিউল টেস্ট করল।

এই প্রক্রিয়াটিই মূলত Work Authorization System।

বাস্তব জীবনে ব্যবহার

• কনস্ট্রাকশন প্রজেক্টে: নির্দিষ্ট কাজ যেমন “ফাউন্ডেশন কাস্টিং” শুরু করার আগে অনুমোদন।
• আইটি প্রজেক্টে: কোনো নতুন ফিচার বা মডিউল ডেভেলপ শুরু করার অনুমোদন।
• ম্যানুফ্যাকচারিং-এ: প্রোডাকশন লাইনে নির্দিষ্ট অর্ডার শুরু করার অনুমতি।

উপসংহার

PMP-তে Work Authorization System হলো এমন একটি ফ্রেমওয়ার্ক যা প্রজেক্টের কাজগুলো নিয়ন্ত্রিতভাবে শুরু ও সম্পন্ন হতে সাহায্য করে। এটি শুধু কাজের অনুমোদন নয়, বরং প্রজেক্টের কার্যকারিতা, নিয়ন্ত্রণ, জবাবদিহিতা এবং সফলতা নিশ্চিত করে।

প্রজেক্ট ম্যানেজারদের জন্য এটি বোঝা জরুরি যে, প্রতিটি কাজের আনুষ্ঠানিক অনুমোদন প্রজেক্ট সাফল্যের অন্যতম মূল চাবিকাঠি।