"Establish Clear Roles and Responsibilities Within the Team" — PMP অনুযায়ী বিস্তারিত বাংলা ব্লগ

একটি প্রজেক্ট টিমকে সফল করার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলোর একটি হলো স্পষ্ট ভূমিকা (roles) ও দায়িত্ব (responsibilities) নির্ধারণ করা।

যখন টিমের সদস্যরা পরিষ্কারভাবে জানে:

• কে কী করবে
• কার সিদ্ধান্তের ক্ষমতা কতটুকু
• কার কাছে কোন কাজের জবাবদিহিতা
• কোন কাজ কার স্কোপের মধ্যে

তখন অনেক বড় সমস্যা—যেমন ভুল বোঝাবুঝি, দ্বন্দ্ব, দেরি, ডুপ্লিকেট কাজ—স্বয়ংক্রিয়ভাবে দূর হয়ে যায়।

কেন স্পষ্ট ভূমিকা ও দায়িত্ব নির্ধারণ গুরুত্বপূর্ণ?

✔ কাজের স্বচ্ছতা বাড়ে

টিমের সবাই জানে—কে কোন কাজ করছে।

✔ ভুল বোঝাবুঝি কমে

একই কাজ দুইজন বা কেউ না—এই ধরনের সমস্যা থাকে না।

✔ জবাবদিহিতা বৃদ্ধি পায়

একটি কাজের জন্য নির্দিষ্ট ব্যক্তির দায়িত্ব থাকে।

✔ কাজ দ্রুত সম্পন্ন হয়

কার কী করতে হবে জানলে দেরি হয় না।

✔ কনফ্লিক্ট কমে

ভূমিকা overlap না হলে ঝগড়া, ego সমস্যা কম দেখা দেয়।

✔ ঝুঁকি কমে

যে যার কাজ করে ফেলার ফলে dependency-based failure কমে।

কিভাবে Roles & Responsibilities নির্ধারণ করবেন? (PMP Approach)

নিচে PMP guideline অনুযায়ী ধাপগুলো ব্যাখ্যা করা হলো—

১. প্রজেক্টের স্কোপ ও ডেলিভারেবল বোঝা

কার কোন দায়িত্ব হবে—তা মূলত প্রজেক্টের প্রয়োজনের ওপর নির্ভর করে।

উদাহরণ:

একটি মোবাইল অ্যাপ প্রজেক্টে প্রয়োজন—

• UI design
• Backend development
• QA Testing
• Deployment

সুতরাং ভূমিকা এভাবেই নির্ধারিত হবে।

২. টিম মেম্বারদের দক্ষতা (Skills) ও অভিজ্ঞতা (Experience) বিশ্লেষণ করা

উচ্চ দক্ষতা সম্পন্ন সদস্যের ভূমিকা আলাদা হবে, নতুন সদস্যের ভূমিকা আলাদা।

উদাহরণ:

একজন সিনিয়র QA → Test plan and strategy
জুনিয়র QA → Test case execution

৩. RACI Matrix তৈরি করা

(PMP-তে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ টুল)

RACI মানে:

• R — Responsible (যারা কাজ করবে)
• A — Accountable (জবাবদিহি করবে)
• C — Consulted (মতামত দেবে)
• I — Informed (যাদের জানানো হবে)

উদাহরণ (মোবাইল অ্যাপ):

কাজ	Responsible	Accountable	Consulted	Informed
UI Design	UX Designer	PM	Dev Team	Client
Backend API	Backend Dev	Tech Lead	QA	PM
Testing	QA	QA Lead	Dev	Client
Release	DevOps	PM	Tech Lead	All Team

RACI সাহায্য করে খুব পরিষ্কারভাবে দেখাতে— কে কী করছে।

৪. Role Description ডকুমেন্ট করা

বর্ণনা করতে হবে:

• কাজের সীমা (scope)
• দায়িত্ব
• সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষমতা
• অন্য সদস্যদের সাথে সম্পর্ক

এটি সাধারণত Team Charter-এ লেখা হয়।

৫. টিমের সাথে ভূমিকা আলোচনা ও কনফার্মেশন করা

PM একা সিদ্ধান্ত দেন না—
টিমের সাথে আলোচনা করে সম্মতিতে ভূমিকা নির্ধারণ করলে ownership বাড়ে।

৬. ভূমিকা নিয়মিত রিভিউ করা

প্রজেক্ট বড় হওয়ার সঙ্গে সঙ্গে—

• নতুন কাজ আসে
• টিম বদলায়
• স্কোপ বাড়ে

তখন Role & Responsibilities আপডেট করতে হয়।

PMP দৃষ্টিকোণ থেকে নেতৃত্বের কাজ:

একজন PM নিশ্চিত করবেন—

• ভূমিকা overlap না হয়
• কেউ overloaded না হয়
• দায়িত্ব সঠিকভাবে ভাগ করা হয়
• সবাই তাদের কাজ সম্পর্কে পরিষ্কার

একটি বাস্তব কেস স্টাডি:

প্রজেক্ট: Warehouse Automation System

টিম:

• ১ জন Project Manager
• ২ জন Developer
• ১ জন Hardware Engineer
• ১ জন QA
• ১ জন Business Analyst

সমস্যা:

কাজ ধীরগতিতে চলছিল কারণ—

• Dev মনে করছিল BA documentation incomplete
• BA মনে করছিল Dev requirement follow করছে না
• QA মনে করছিল test cases time নেই

এগুলো সাধারণত অস্পষ্ট ভূমিকার কারণে হয়।

PM-এর করণীয়:

✔ ধাপ ১: Roles রিবাইন্ড করা

• BA → Requirement gathering + Clarification
• Developers → Coding + Code documentation
• QA → Test case writing + Testing
• Hardware Engineer → HW setup + Integration testing
• PM → Communication + Risk + Schedule

✔ ধাপ ২: RACI তৈরি

✔ ধাপ ৩: Weekly role alignment meeting

ফলাফল:

• ২ সপ্তাহের মধ্যেই productivity ৪০% বাড়লো
• Conflict ৭০% কমলো
• ডেলিভারি timeline ঠিকমতো শুরু হলো

এটাই স্পষ্ট ভূমিকা নির্ধারণের শক্তি।

উদাহরণ — একটি আদর্শ Role Description

Backend Developer এর ভূমিকা:

• API ডেভেলপমেন্ট
• Database design
• Bug fixing
• QA এর সঙ্গে সমন্বয়
• DevOps-এ হ্যান্ডওভার

QA Engineer এর দায়িত্ব:

• টেস্ট প্ল্যান
• টেস্ট কেস ডিজাইন
• Automation স্ক্রিপ্ট (যদি থাকে)
• বাগ রিপোর্ট
• রিলিজ ভেরিফিকেশন

PM এর ভূমিকা:

• Schedule + Communication
• Risk Management
• Stakeholder alignment
• Team motivation
• Progress tracking

এভাবে পরিষ্কারভাবে লিখে দিলে সবাই জানে— কে কী করছে।

উপসংহার

PMP গাইডলাইন অনুযায়ী “Establish Clear Roles and Responsibilities Within the Team” হচ্ছে টিম পারফরম্যান্স উন্নত করার অন্যতম শক্তিশালী উপায়।

যখন ভূমিকা ও দায়িত্ব পরিষ্কার থাকে:

• টিম আরও সংগঠিত হয়
• কাজ দ্রুত হয়
• কনফ্লিক্ট কমে
• Ownership বাড়ে
• Project সফল হওয়ার সম্ভাবনা বহুগুণ বাড়ে

একজন দক্ষ প্রকল্প ব্যবস্থাপক জানেন—
সঠিক কাজ সঠিক ব্যক্তিকে সঠিক সময়ে দেওয়াই টিম ম্যানেজমেন্টের মূল কৌশল।