স্টেকহোল্ডারকে শ্রেণীবদ্ধ করা (Categorize Stakeholders)

 প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টে স্টেকহোল্ডার মানে হচ্ছে — যে কোনো ব্যক্তি, গোষ্ঠী বা সংস্থা যার প্রোজেক্টের ওপর প্রভাব আছে বা প্রোজেক্টটি তার ওপর প্রভাব ফেলতে পারে। সঠিকভাবে স্টেকহোল্ডারদের চিহ্নিত ও শ্রেণীবদ্ধ করা না হলে সিদ্ধান্ত গ্রহণ, রিস্ক ম্যানেজমেন্ট ও যোগাযোগে বড় সমস্যা দেখা দিতে পারে। এই ব্লগে আমরা ধাপে ধাপে দেখব কিভাবে স্টেকহোল্ডারকে শ্রেণীবদ্ধ (categorize) করা যায়, কোন টুলগুলো ব্যবহার করবেন, এবং বাস্তব উদাহরণসহ কীভাবে কমিউনিকেশন প্ল্যান সাজাবেন।

১) কেন স্টেকহোল্ডার শ্রেণীবদ্ধ করা জরুরি?

• ফোকাস: সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ লোকদের উপর মনোযোগ পাঠান—সময়সীমা ও সম্পদ সাশ্রয় হয়।
• ঝুঁকি কমানো: প্রভাবশালী বিরোধীরা আগে চিহ্নিত করলে সমস্যা রোধ করা সহজ।
• কার্যকর যোগাযোগ: প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য উপযুক্ত বার্তা ও ফ্রিকোয়েন্সি নির্ধারণ করা যায়।
• অগ্রাধিকার নির্ধারণ: কাজ ও রিসোর্স কোথায় মেলে তা ঠিক করা যায়।

২) সাধারণ স্টেকহোল্ডার শ্রেণীবিভাগের মডেলসমূহ

(ক) Internal vs External (অভ্যন্তরীণ বনাম বাহ্যিক)

• অভ্যন্তরীণ: প্রজেক্ট টিম, ম্যানেজমেন্ট, অনুষঙ্গ-ডিপার্টমেন্ট।
• বাহ্যিক: ক্লায়েন্ট, উপকরণ সরবরাহকারী, রেগুলেটরি সংস্থা, স্থানীয় জনগণ।

(খ) Primary vs Secondary (প্রাথমিক বনাম মাধ্যমিক)

• প্রাথমিক: সরাসরি প্রজেক্টে লেনদেন বা বিপরীতে প্রভাব—গ্রাহক, ফান্ডিং সংস্থা।
• মাধ্যমিক: পারোক্ষভাবে জড়িত—মিডিয়া, এনজিও, প্রতিবেশী কমিউনিটি।

(গ) Power / Interest Grid (শক্তি-বিষয়ক আগ্রহ গ্রিড)

সর্বাধিক ব্যবহৃত টুল। X-অক্ষে “Interest” (আগ্রহ), Y-অক্ষে “Power”/“Influence” (ক্ষমতা) — চারটি কোয়ারেন্ট:

1. High Power, High Interest — Manage Closely (নিয়মিত ও ঘনিষ্ঠভাবে ম্যানেজ)
2. High Power, Low Interest — Keep Satisfied (তৃপ্ত রাখতে হবে, কিন্তু ওভারকমিউনিকেট নয়)
3. Low Power, High Interest — Keep Informed (নিয়মিত আপডেট দিন)
4. Low Power, Low Interest — Monitor (সমস্ত কিছুতে নজর রাখুন কিন্তু কম রিসোর্স ব্যয় করুন)

(ঘ) Stakeholder Salience Model (Power, Legitimacy, Urgency)

প্রত্যেক স্টেকহোল্ডারের জন্য তিনটি মাত্রা দেখা হয়—Power (ক্ষমতা), Legitimacy (বৈধতা), Urgency (তারক্ষণিকতা)। যাদের এই তিনটিই বেশি, তাদের তাত্ক্ষণিক মনোযোগ দিতে হয়।

(ঙ) Support / Opposition (সমর্থক বনাম বিরোধী)

কেউ কি প্রজেক্টকে সমর্থন করবে, নিরপেক্ষ থাকবে, নাকি বিরোধী হবে—এটি জানা প্রয়োজন কারণ রিস্ক ও কমিউনিকেশন কৌশল এখানে পরিবর্তিত হবে।

৩) ধাপে ধাপে স্টেকহোল্ডার শ্রেণীবদ্ধ করার প্রক্রিয়া

1. সনাক্তকরণ (Identify)

• ব্রেনস্টর্ম করুন টিমের সঙ্গে। বেছে নিন সকল সম্ভাব্য স্টেকহোল্ডার: ব্যক্তিগত, গোষ্ঠী, সংস্থা।
• উৎস: প্রজেক্ট ডকুমেন্ট, কনট্রাক্ট, বিধি-বিধান, স্থানীয় কমিউনিটি তালিকা ইত্যাদি।

2. বিশ্লেষণ (Analyze)

• প্রতিটির জন্য Power, Interest, Legitimacy, Attitude (Support/Oppose), Communication Needs লিখুন।
• প্রশ্ন: কে সিদ্ধান্ত নিতে পারে? কে রিসোর্স দেয়? কে কাজ চালাতে বাধা আসতে পারে?

3. শ্রেণীবদ্ধ (Categorize / Map)

• Power-Interest Grid-এ প্লট করুন। Salience মডেলে যাচাই করুন।
• ফলাফল: প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য কৌশল নির্ধারণ (Manage/Keep Satisfied/Inform/Monitor)।

4. কর্মপরিকল্পনা (Plan Action & Communication)

• কিভাবে, কবে, কতবার, কোন চ্যানেলে (ইমেইল/মিটিং/ফিল্ড ভিজিট) আপডেট দেবেন—সব লিখে রাখুন।
• রেসপন্সিবিলিটি: কে কাকে রেসপন্স করবে সেটাও নির্ধারণ করুন।

5. মনিটর ও আপডেট (Monitor & Update)

• স্টেকহোল্ডারদের আচরণ সময়ে সময়ে বদলায়—প্রতি মাইলস্টোনে বা重大 ঘটনায় ম্যাপ আপডেট করুন।

৪) স্টেকহোল্ডার রেজিস্টার — নমুনা টেমপ্লেট (কোথাও কপি করে ব্যবহার করুন)

ID	নাম/সংস্থা	ভূমিকা	প্রকার (Internal/External)	Power (High/Med/Low)	Interest (High/Med/Low)	Attitude (Support/Neutral/Oppose)	Communication Plan
S01	স্থানীয় ইউনিয়ন পরিষদ	অনুমোদন, ল্যান্ড	External	High	High	Neutral	মাসিক মিটিং, অফিসিয়াল রিপোর্ট
S02	প্রধান ঠিকাদার	কাজ বাস্তবায়ন	External	High	High	Support	সাপ্তাহিক স্ট্যাটাস রিপোর্ট, সাইট মিটিং
S03	প্রজেক্ট স্পন্সর	বাজেট	Internal	High	Low	Support	স্টিয়ারিং কমিটি আপডেট (মার্কিনিক)
S04	স্থানীয় জনগণ (গ্রামবাসী)	প্রভাবিত	External	Low	High	Neutral/Oppose	обще স্টেকহোল্ডার সভা, ফিডব্যাক ফর্ম

৫) বাস্তব উদাহরণ (তিনটি ভিন্ন প্রজেক্ট)

উদাহরণ ১ — স্কুল ভবন নির্মাণ প্রজেক্ট (গ্রাম)

• স্টেকহোল্ডার: উপজেলা শিক্ষা অফিসার (High Power, High Interest), স্থানীয় কমিউনিটি লিডার (Med Power, High Interest), কনট্রাক্টর (High Power, High Interest), অভিভাবকগণ (Low Power, High Interest), স্থানীয় সংবাদপত্র (Low Power, Low Interest)
• কৌশল: উপজেলা শিক্ষা অফিসারের সঙ্গে নিয়মিত স্টিয়ারিং কমিটি, কনট্রাক্টরের জন্য সাপ্তাহিক সাইট মিটিং, অভিভাবকদের জন্য মাসিক আপডেট ও কমপ্লেন্স সিস্টেম।

উদাহরণ ২ — সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রজেক্ট (বেসলাইন ERP)

• স্টেকহোল্ডার: CIO (High Power, High Interest), ইউজার গ্রুপ (Low Power, High Interest), সিকিউরিটি টিম (Med Power, Med Interest), টেস্টিং টিম (Low Power, High Interest)
• কৌশল: CIO কে ডেমো ও রিসোর্স আপডেট; ইউজার গ্রুপকে বেটা ট্রায়াল ও রেগুলার ট্রেইনিং; সিকিউরিটি টিমের সঙ্গে ইন্টিগ্রেশন রিভিউ।

উদাহরণ ৩ — সামাজিক ব্যবসা: গ্রামীণ পানি নগদায়ন প্রকল্প (আপনার অঞ্চলের অনুরূপ)

(উদাহরণ হিসেবে — Chapainawabganj, Rahanihat Union এ পানির ব্যবস্থা উন্নয়ন প্রজেক্ট)

• স্টেকহোল্ডার: ইউনিয়ন পরিষদ (High Power), স্থানীয় গ্রাহক/গ্রামবাসী (High Interest), এনজিও সহযোগী (Med Power), স্থানীয় ওয়েল ড্রিলিং ঠিকাদার (High Power), পানি এবং স্বাস্থ্য বিভাগের প্রতিনিধি (High Power)
• কৌশল: ইউনিয়ন পরিষদকে প্রজেক্ট ব্রিফিং ও অনুমোদন; গ্রামবাসীকে অংশগ্রহণমূলক সভা ও সেবা ভাউচার; এনজিওকে ফান্ডিং/ট্রেনিং পার্টনার হিসেবে অন্তর্ভুক্ত; ঠিকাদারকে কনট্রাক্ট ও কিউএ মাইলস্টোন ভিত্তিতে ম্যানেজ করা।

৬) কমিউনিকেশন স্ট্রাটেজি — Power-Interest কোয়ারেন্ট অনুযায়ী

1. Manage Closely (High Power, High Interest)

• ব্যক্তিগত সম্পর্ক, নিয়মিত আপডেট, স্টিয়ারিং কমিটি মিটিং, সিদ্ধান্তে সরাসরি অংশগ্রহণ।

2. Keep Satisfied (High Power, Low Interest)

• অত্যধিক ডিটেইলে না ঢুকিয়ে প্রয়োজনীয় প্রগ্রেস রিপোর্ট ও বড় সিদ্ধান্তের আগে কনসাল্ট করুন।

3. Keep Informed (Low Power, High Interest)

• নিয়মিত নিউজলেটার, ওয়েব পেজ আপডেট, গ্রুপ মিটিং—তাদের উদ্বেগ শুনে দ্রুত ফিডব্যাক দিন।

4. Monitor (Low Power, Low Interest)

• কেবল পরিদর্শন ও পর্যবেক্ষণ; বড় পরিবর্তন এলে নোটিফাই করুন।

৭) ব্যবহারিক টিপস ও সাধারণ ভুল (Tips & Pitfalls)

• শুরুতেই সম্পূর্ণ তালিকা বানান — প্রজেক্ট লাইফসাইকলের শুরুতেই স্টেকহোল্ডার তৈরি করলে পরে ঝামেলা কমে।
• ব্যক্তিগত বয়স ও বিষয়গত প্রাধান্যকে কমতেই ধরবেন না — লোকজনকে কেবল উচচ ক্ষমতা/স্বার্থেই বিচার করবেন না; কখনও কখনও জল্দি-তত্ক্ষণিক উদ্বেগও বড় সমস্যা ঘাড়ে তুলতে পারে।
• কথা শোনার চ্যানেল বজায় রাখুন — অভিযোগ ও ফিডব্যাক নেওয়ার সহজ পথ রাখুন (হটলাইনে কল, ফর্ম)।
• কমিউনিকেশন ট্র্যাক রাখুন — ইমেইল, উপস্থিতি, সিদ্ধান্ত — এ সব নথিভুক্ত রাখুন।
• সাংস্কৃতিক ও ভাষাগত পার্থক্য বিবেচনা করুন — স্থানীয় কনটেক্সটে বার্তা কাস্টমাইজ করুন।
• আপডেট শাখায় নিয়মিত পুনর্মূল্যায়ন করুন — স্টেকহোল্ডাররা বদলে যেতে পারে—নতুন খেলোয়াড় আসতে পারে (নতুন বিধিমালা, নতুন পলিটিশিয়ান)।

৮) ছোট চেকলিস্ট (এক লাইন করে)

• স্টেকহোল্ডারকে সনাক্ত করলাম কি?
• তাদের Power, Interest, Attitude নির্ধারণ করলাম কি?
• প্রত্যেকটির জন্য যোগাযোগ কৌশল তৈরি করলাম কি?
• স্টেকরেজিস্টার আপডেট রাখছি কি?
• প্রতিটি মাইলস্টোনে রিভিউ করার নিয়ম আছে কি?

উপসংহার

স্টেকহোল্ডারকে শ্রেণীবদ্ধ করা হলো সফল প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টের হাড়-মানসিকতা। এটি আপনাকে সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে, ঝুঁকি হ্রাস করতে ও কার্যকরী কমিউনিকেশন গড়তে সাহায্য করে। উপরের ধাপ, টেমপ্লেট ও উদাহরণগুলো কাজে লাগিয়ে আপনার পরবর্তী প্রজেক্টে স্টেকহোল্ডার ম্যানেজমেন্ট আরও মসৃণ হবে।