Analyze and Tailor Communication to Stakeholder Needs – PMP ব্যাখ্যা ও উদাহরণসহ

প্রকল্প ব্যবস্থাপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলোর মধ্যে একটি হলো স্টেকহোল্ডারদের সাথে সঠিকভাবে যোগাযোগ করা।

সঠিক বার্তা, সঠিক সময়ে, সঠিক মানুষের কাছে না পৌঁছালে প্রকল্পে ভুল বোঝাবুঝি, সমস্যার বিস্তার, দেরি—even project failure—হতে পারে।

PMP (PMBOK Guide) অনুসারে, Analyze and Tailor Communication to Stakeholder Needs হলো এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে—

✔ স্টেকহোল্ডারের প্রয়োজন, প্রত্যাশা ও মনোভাব বিশ্লেষণ করা হয়
✔ তাদের অনুযায়ী যোগাযোগের ধরন, মাধ্যম, ভাষা, সময় ও Frequency কাস্টোমাইজ করা হয়

অর্থাৎ, প্রকল্পের প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের জন্য আলাদা ধরনের communication strategy তৈরি করা হয় যাতে তথ্য কার্যকরভাবে পৌঁছায়।

কেন Stakeholder অনুযায়ী Communication Tailor করা জরুরি?

১. সঠিক তথ্য সঠিক মানুষের কাছে পৌঁছায়

সব Stakeholder একই তথ্য চায় না।

২. Project decision-making দ্রুত হয়

High-power stakeholders সঠিক সময়ে তথ্য না পেলে project approve বা reject করতে দেরি হয়।

৩. Misunderstanding কমে

Stakeholder-specific communication ভুল বোঝাবুঝি কমায়।

৪. Stakeholder satisfaction বৃদ্ধি পায়

তারা তাদের প্রয়োজন অনুযায়ী আপডেট পায়।

৫. Project delay ও conflict কমে

ভুল বা অসম্পূর্ণ তথ্য conflict তৈরি করে।

Communication Tailor করার মূল ধাপ

১. Stakeholder Analysis করা

এখানেই জানা যায়—

• তারা কারা
• তাদের role কী
• power, interest, influence কত
• তাদের মতামত supportive / neutral / resistant

(এই ধাপটি পূর্ববর্তী প্রক্রিয়া Analyze Stakeholders-এ করা হয়।)

২. Communication Needs নির্ধারণ করা

এর মধ্যে থাকে—

✔ কোন stakeholder কী ধরনের তথ্য চায়
✔ কত সময় পর পর চায়
✔ কোন মাধ্যম পছন্দ করে
✔ তারা টেকনিক্যাল নাকি নন-টেকনিক্যাল
✔ কোন ভাষায়/ফরম্যাটে আপডেট চায়

৩. Tailored Communication Strategy তৈরি করা

Tailoring parameters:

✔ Format

• Report
• Email summary
• Dashboard
• Presentation
• Verbal update

✔ Language (Technical / Non-technical)

সমস্ত stakeholders প্রযুক্তিগত বিষয় বুঝে না।

✔ Channel

• Email
• WhatsApp/Teams
• Zoom meeting
• Physical meeting
• Status dashboard
• SMS alerts

✔ Frequency

• Daily
• Weekly
• Monthly
• On demand

✔ Level of Detail

• High-level summary (Directors, Executives)
• Detailed report (Engineers, Developers)

৪. Communication Matrix তৈরি করা

এটি Stakeholder Engagement Plan-এর অংশ।

একটি উদাহরণ:

Stakeholder	Need	Type	Channel	Frequency
Sponsor	High-level progress	Summary update	Email/Meeting	Weekly
Project team	Daily task status	Detailed	Scrum meeting	Daily
Client	Milestone update	Report + Presentation	Online meeting	Monthly
Vendor	Requirement changes	Detailed	Email	As needed

৫. Feedback সংগ্রহ করা

Communication কার্যকর হচ্ছে কিনা—এটি বুঝতে feedback জরুরি।

৬. Communication plan আপডেট করা

Stakeholder পরিবর্তন হলে বা পরিস্থিতি বদলালে যোগাযোগ পরিকল্পনাও পরিবর্তন করতে হয়।

Tools & Techniques (PMP অনুযায়ী)

• Communication models
• Communication methods (Push, Pull, Interactive)
• Interpersonal skills
• Feedback mechanism
• Stakeholder analysis
• Expert judgment
• Data representation (charts, dashboards)
• Meetings

উদাহরণসহ ব্যাখ্যা – কিভাবে Communication Tailor করা হয়?

উদাহরণ ১: একটি হাসপাতালের সফটওয়্যার উন্নয়ন প্রকল্প

Stakeholders:

• Hospital Director
• IT Manager
• Doctors & Nurses
• Patients
• Software Development Team
• Ministry of Health

Communication Tailoring:

Hospital Director

• Need: High-level progress
• Channel: Weekly meeting
• Format: Graphical dashboard
• Detail: Less technical

IT Manager

• Need: Technical details
• Channel: Email + Bi-weekly meeting
• Detail: High

Doctors & Nurses

• Need: User experience update
• Channel: Training sessions + WhatsApp notification
• Detail: Non-technical instructions

Patients

• Need: System usage update
• Channel: Notice board
• Detail: Simple & non-technical

Ministry of Health

• Need: Compliance & security updates
• Channel: Monthly report

Format: Formal document

Outcome:

Tailored communication-এর কারণে Doctors system নিয়ে কম অভিযোগ করেছে, Director সন্তুষ্ট থেকেছে, Ministry compliance issues সহজেই approve করেছে।

উদাহরণ ২: সড়ক নির্মাণ প্রকল্প

Stakeholders:

• Roads & Highway Department
• Contractor
• Local community
• Traffic police
• Business community
• Environmental group

Tailored Communication Strategy:

RHD (High power – High interest)

• Weekly site progress report
• Monthly high-level presentation
• Online dashboard access

Contractor

• Daily technical meetings
• Detailed progress charts

Local people

• সাধারণ ভাষায় নোটিশ
• Facebook/Local FM এ ঘোষণা
• Traffic diversion notice

Traffic police

• Daily coordination call
• Route plan diagrams

Environmental group

• Mitigation progress report
• Monthly environmental impact summary

Outcome:

বিরোধ কমেছে, স্থানীয়দের সমস্যা আগেভাগেই সমাধান হয়েছে, Traffic jam নিয়ন্ত্রণ সহজ হয়েছে।

Communication Tailoring না করলে কী হয়?

❌ ভুল stakeholder ভুল তথ্য পায়
❌ decision-making delay
❌ ভুল বোঝাবুঝি বৃদ্ধি
❌ conflict তৈরি হয়
❌ stakeholder dissatisfaction
❌ project timeline বাড়ে
❌ acceptance সমস্যা হয়

শেষ কথা

Analyze and Tailor Communication to Stakeholder Needs হলো PMP-এর একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা, যা প্রকল্পকে সফলভাবে পরিচালনার ভিত্তি তৈরি করে।
একেক জন স্টেকহোল্ডার একেক ধরনের তথ্য চান, তাই সকলের জন্য একই communication পদ্ধতি কার্যকর হয় না।

স্টেকহোল্ডারের মনোভাব, প্রভাব, আগ্রহ এবং প্রয়োজন বিশ্লেষণ করে সঠিকভাবে যোগাযোগ tailor করলে—

✔ প্রকল্প দ্রুত এগোয়
✔ ঝুঁকি কমে
✔ stakeholder satisfaction বাড়ে
✔ ভুল বোঝাবুঝি কম হয়
✔ project success rate নিশ্চিত হয়