Manage and Rectify Ground Rule Violations — PMP-এ এর ভূমিকা, গুরুত্ব, কৌশল ও বাস্তব উদাহরণ

প্রতিটি সফল প্রজেক্ট টিমের একটি প্রধান বৈশিষ্ট্য হলো—

সুস্পষ্ট গ্রাউন্ড রুলস (Ground Rules) এবং সেই রুলস যথাযথভাবে অনুসরণ করা।
কিন্তু বাস্তবে টিমের সবাই সবসময় নিয়ম মানে না। কখনও ভুলে যায়, কখনও ইচ্ছাকৃতভাবে নিয়ম ভাঙে, আবার কখনও কাজের চাপ বা ভুল বোঝাবুঝির কারণে নিয়ম মানা হয় না।

একজন প্রজেক্ট ম্যানেজারের দায়িত্ব হলো:
গ্রাউন্ড রুল ভায়োলেশনগুলি যথাযথভাবে শনাক্ত করা, সেগুলোকে সঠিকভাবে পরিচালনা করা এবং ভায়োলেশন সংশোধন করে টিমকে আবার সঠিক পথে ফিরিয়ে আনা।

আজকের ব্লগে আলোচনা করা হবে—
✔ গ্রাউন্ড রুল ভায়োলেশন কী
✔ কেন এগুলো দ্রুত ম্যানেজ করা জরুরি
✔ কীভাবে শনাক্ত, ম্যানেজ ও সংশোধন করবেন
✔ প্র্যাকটিক্যাল বাস্তব উদাহরণসহ কৌশল
✔ PM–এর ভাষা, আচরণ ও করণীয়

Ground Rule Violation কী?

Ground Rule Violation অর্থ—দলের সম্মত আচরণবিধি বা কাজের নিয়ম-কানুন ভেঙে ফেলা।

উদাহরণ:

• মিটিং-এ দেরি করে আসা
• অন্যের কথা কাটাকাটি করা
• ডকুমেন্টেশন ছাড়া পরিবর্তন করা
• যোগাযোগ প্রক্রিয়া উপেক্ষা করে সরাসরি যে-কারও কাছে ফিডব্যাক দেওয়া
• দোষারোপমূলক ভাষা ব্যবহার
• কাজের ফলো-আপ না দেওয়া
• অগ্রগতি গোপন করা

কেন Ground Rule Violations দ্রুত ম্যানেজ করা দরকার?

✔ ১. রুলস মানার সংস্কৃতি নষ্ট হয়ে যায়

যদি দ্রুত ব্যবস্থা না নেওয়া হয়, দল ভাবে—
“নিয়ম মানলে কী, না মানলে কী—সবই তো চলবে!”

✔ ২. টিমের মধ্যে অসমতা তৈরি হয়

একজন ভাঙলে আরেকজনও ভাঙবে।
শেষে ঝগড়া, কনফ্লিক্ট, ভুল বোঝাবুঝি বাড়বে।

✔ ৩. কাজের গতি কমে

প্রক্রিয়া ভেঙে গেলে কাজ বিশৃঙ্খল হয়ে যায়।

✔ ৪. প্রকল্প রিস্ক তৈরি হয়

অনিয়ন্ত্রিত আচরণ ডেটা, কোয়ালিটি, টাইমলাইন সবকিছু ঝুঁকিতে ফেলে।

PM কীভাবে Ground Rule Violation ম্যানেজ করবেন? (ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া)

এই প্রক্রিয়াটি PMP–এ উল্লেখিত Conflict Management, Team Performance এবং Leadership এর সাথে সরাসরি সম্পর্কিত।

ধাপ–১: ভায়োলেশনটি শনাক্ত করুন (Identify the violation)

ভায়োলেশন যে হয়েছে—এটি প্রথমে পরিষ্কারভাবে শনাক্ত করুন।

উদাহরণ ভাষা:

“আজকের মিটিং ৯টায় শুরু হওয়ার কথা ছিল, কিন্তু কয়েকজন সদস্য ১৫ মিনিট দেরি করেছেন।”

অথবা

“ডকুমেন্টেশন ছাড়াই সিস্টেমে পরিবর্তন করা হয়েছে, যা আমাদের change control গ্রাউন্ড রুল ভেঙেছে।”

ধাপ–২: পরিস্থিতির প্রসঙ্গ বুঝুন (Analyze the context)

কেন ভায়োলেশন হয়েছে তা বোঝা গুরুত্বপূর্ণ।

• ভুল করেছেন?
• ভুলে গেছেন?
• ইচ্ছাকৃত করেছেন?
• চাপ ছিল?
• রুলস পরিষ্কার ছিল না?

PM সমাধান দেওয়ার আগে কারণ জানবে।

উদাহরণ:

“আপনি কি শেয়ার করতে পারেন দেরি হওয়ার কারণ কী ছিল?”

ধাপ–৩: ব্যক্তিগতভাবে আলোচনা করুন (Private conversation)

সব ভায়োলেশন টিমের সামনে বলা ঠিক নয়।
বিশেষত যদি কারও আচরণ অস্বস্তিকর or sensitive হয়।
ব্যক্তিগতভাবে আলোচনায় বেশি ফল পাওয়া যায়।

উদাহরণ ভাষা:

“আমি লক্ষ্য করেছি গত কয়েকদিন আপনি স্ট্যাটাস আপডেট দিচ্ছেন না। কিছু সমস্যা হচ্ছে কি?”

ধাপ–৪: রুলসের উদ্দেশ্য এবং টিমের প্রত্যাশা স্মরণ করিয়ে দিন (Reinforce the ground rule)

মানুষ বুঝতে পারলে রুলস আবার মানে।
তাই রুলসের উদ্দেশ্য শেয়ার করুন।

উদাহরণ:

“আমাদের ground rule অনুযায়ী সিস্টেম পরিবর্তন করার আগে রিভিউ প্রয়োজন। এটি নিরাপত্তা ও কোয়ালিটি নিশ্চিত করার জন্য।”

ধাপ–৫: ব্যতিক্রম নয়—নির্ভুলভাবে সমাধান দিন (Corrective Action)

যেমন–

• রুলস পুনঃশিক্ষা
• টাস্ক অ্যাসাইনমেন্ট পরিবর্তন
• সতর্কতা
• প্রক্রিয়া পুনরায় ব্যাখ্যা
• প্রয়োজন হলে formal notice
• আচরণ সংশোধনের জন্য কোচিং

উদাহরণ:

“পরবর্তী সপ্তাহ থেকে প্রতিদিন 10 AM–এ আপডেট দেওয়ার রুলস কঠোরভাবে অনুসরণ করতে হবে।”

ধাপ–৬: অগ্রগতির উপর নজরদারি করুন (Follow-up)

রুলস মানা হচ্ছে কিনা তা মনিটর করা জরুরি।

উদাহরণ:

“গত তিনদিন দেখলাম আপনি সময়মতো আপডেট দিচ্ছেন। ধন্যবাদ—এভাবেই চলুক।”

প্র্যাকটিক্যাল বাস্তব উদাহরণ

উদাহরণ–১: মিটিং লেট আসা

ভায়োলেশন:
তিনজন সদস্য নিয়মিত 10–15 মিনিট দেরিতে আসে।

PM কী করল:

• দু-একবার মিটিং Notes–এ লেট অটেন্ডি উল্লেখ করল
• ব্যক্তিগতভাবে কথা বলল
• কারণ জানল—ট্রাফিক + overlapping মিটিং
• সময় ১৫ মিনিট পিছিয়ে সেট করল
• ২ সপ্তাহ মনিটর করল

ফলাফল:
সবার উপস্থিতি 95% ঠিক হলো।

উদাহরণ–২: Change control প্রক্রিয়া ভাঙা

ভায়োলেশন:
একজন সফটওয়্যার ডেভেলপার নিজের ইচ্ছায় কোড লাইভে পুশ করে দিলেন।

PM কী করল:

• তাকে ডেকে ব্যক্তিগতভাবে কথা বলল
• কারণ জানল—“ক্লায়েন্ট জরুরি বলেছে”
• রুলস পুনরায় ব্যাখ্যা করল
• তাকে Change Control Checklist শিখিয়ে দিল
• পরের ১ সপ্তাহ কোড রিভিউ বাধ্যতামূলক করল

ফলাফল:
ভবিষ্যতে আর কখনো Change control ভাঙা হয়নি।

উদাহরণ–৩: দোষারোপমূলক কথা

ভায়োলেশন:
দুইজন টিম মেম্বার মিটিংয়ে একে অপরকে দোষ দিতে থাকে।

PM কী করল:

• মিটিং থামিয়ে বলল:

“আমাদের গ্রাউন্ড রুল হলো: We discuss issues, not individuals।”

• মিটিং-পরবর্তী তাদের দুজনকে নিয়ে private session করল
• active listening ও respectful communication শেখাল
• দুজনের ভুল-ধারণা পরিষ্কার করল

ফলাফল:
পরবর্তী মিটিংগুলোতে আচরণ উল্লেখযোগ্যভাবে ভালো হলো।

PM কী ধরনের ভাষা ব্যবহার করবেন?

✔ Assertive কিন্তু Respectful

• “চলুন আমরা আবার আমাদের রুলস-এ ফিরে যাই…”
• “এই আচরণটি আমাদের সম্মত নিয়মের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়…”

✔ Neutral এবং Non-judgmental

• “এটি একটি breaking of rule, কিন্তু ঠিক করা সম্ভব।”

✔ Solution-based

• “এই সমস্যা কীভাবে ঠিক করা যায় আমরা দেখি।”

✔ Blame-free

• “সমস্যাটি কি, ব্যক্তি কে নয়—এটা গুরুত্বপূর্ণ।”

PM–এর করণীয় ও না-করণীয়

✔ করণীয়:

• Calm থাকা
• সবাইকে সমানভাবে আচরণ করা
• নিয়ম পালন নিশ্চিত করা
• রুলস সবাইকে বোঝানো
• behavior coaching করা
• Follow-up

❌ না-করণীয়:

• চিৎকার করা
• কাউকে অপমান করা
• ভায়োলেশন উপেক্ষা করা
• পক্ষপাত দেখানো
• রুলস নিজে ভাঙা

সারাংশ

Ground Rule Violations PM–এর জন্য চ্যালেঞ্জ হলেও এগুলো সামলানোই একজন প্রজেক্ট ম্যানেজারের Leadership দক্ষতার পরিচয়।
যদি PM–

✔ ভায়োলেশন শনাক্ত করেন
✔ প্রসঙ্গ বোঝেন
✔ ব্যক্তি বা পরিস্থিতিকে সম্মান বজায় রেখে পরিচালনা করেন
✔ রুলস রিমাইন্ড করেন
✔ সঠিক কারেকটিভ অ্যাকশন নেন
✔ নিয়মিত Follow-up করেন

তাহলে টিমের মধ্যে একটি শৃঙ্খলাবদ্ধ, সহযোগিতাপূর্ণ এবং পেশাদার পরিবেশ তৈরি হয়।