Identify Stakeholder Expectations — PMP এ স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা চিহ্নিত করার উপর একটি বিস্তারিত বাংলা ব্লগ

 প্রোজেক্ট ম্যানেজমেন্টে স্টেকহোল্ডারদের শুধু সনাক্ত করলেই দায়িত্ব শেষ হয় না—তাদের প্রত্যাশা (Expectations) কী, তারা ফলাফল হিসেবে কী দেখতে চান, কোন বিষয়ে তাদের উদ্বেগ আছে, কোন মূল্য তারা পেতে চান—এসব পরিষ্কারভাবে চিহ্নিত করাই হলো আসল কাজ। কারণ স্টেকহোল্ডারের প্রত্যাশা পূরণ করা মানেই প্রজেক্ট সফল করা।

এই ব্লগে আমরা বিস্তারিতভাবে দেখব—স্টেকহোল্ডারদের প্রত্যাশা কীভাবে শনাক্ত করবেন, কোন টুল ও টেকনিক ব্যবহার করবেন, কোন ভুলগুলো এড়িয়ে চলবেন, এবং উদাহরণসহ বাস্তব প্রয়োগ।

১) স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা (Expectations) বলতে কী বোঝায়?

স্টেকহোল্ডারের প্রত্যাশা হলো—
প্রজেক্ট থেকে তারা কী ফলাফল, সুবিধা বা মান চান এবং কোন জিনিসগুলো তাদের কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ।

এটি তিন ভাগে হতে পারে:

• Functional expectations: প্রজেক্টের বাস্তব কাজ—ফিচার, স্পেসিফিকেশন, আউটপুট।
• Quality expectations: মান, নিরাপত্তা, নির্ভরযোগ্যতা।
• Communication expectations: কতবার আপডেট পাবে, কোন মিডিয়ামে পাবে।
• Timeline expectations: কখন কাজ শেষ হবে, কোন ধাপে কী মিলবে।
• Cost expectations: বাজেট, খরচের স্বচ্ছতা।

সঠিকভাবে প্রত্যাশা বুঝতে না পারলে—

• ভুল ডেলিভারেবল,
• বারবার স্কোপ পরিবর্তন,
• স্টেকহোল্ডারের অসন্তুষ্টি,
• সময়/খরচ অতিরিক্ত বেড়ে যাওয়া—

এসব সমস্যা দেখা দিতে পারে।

২) কেন স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা চিহ্নিত করা গুরুত্বপূর্ণ?

✔ প্রজেক্ট স্কোপ স্পষ্ট হয়
✔ অপ্রয়োজনীয় কাজ/কনফ্লিক্ট কমে
✔ কমিউনিকেশন পরিকল্পনা সহজ হয়
✔ রিস্ক আগে থেকেই বোঝা যায়
✔ স্টেকহোল্ডারের আস্থা বাড়ে
✔ ডেলিভারেবলস তাঁদের প্রয়োজনমতো তৈরি হয়

৩) কীভাবে স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা (Expectations) চিহ্নিত করবেন?

এখানে ধাপে ধাপে পূর্ণ প্রক্রিয়া দেওয়া হলো:

ধাপ ১: স্টেকহোল্ডারের প্রোফাইল বোঝা (Know the Stakeholder Profile)

প্রতিটি স্টেকহোল্ডারের—

• ভূমিকা
• ক্ষমতা (Power)
• আগ্রহ (Interest)
• প্রজেক্টে প্রভাব

এসব বোঝা দরকার। এতে বোঝা যায় কার প্রত্যাশা প্রজেক্টে সবচেয়ে বেশি প্রভাব ফেলতে পারে।

ধাপ ২: সরাসরি কথা বলা (Interviews / One-on-One Meeting)

সবচেয়ে কার্যকর পদ্ধতি। প্রশ্ন করুন:

• আপনার মূলকাজ/দায়িত্ব কী?
• আপনি এই প্রজেক্টে কী ফলাফল আশা করেন?
• কোন ঝুঁকি দেখতে পাচ্ছেন?
• কোন বিষয় আপনাকে সবচেয়ে বেশি উদ্বিগ্ন করে?
• কোন ডেলিভারেবল আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ?

ফল: স্টেকহোল্ডার আসলে কী চান তা সরাসরি জানা যায়।

ধাপ ৩: ফোকাস গ্রুপ / ওয়ার্কশপ (Focus Group / Workshops)

একাধিক স্টেকহোল্ডারকে একত্রে এনে আলোচনা করতে দিন।
এটি বিশেষ করে সামাজিক, কমিউনিটি বা সরকারি প্রকল্পে বেশি ব্যবহৃত হয়।

ধাপ ৪: ডকুমেন্ট রিভিউ (Existing Documents Study)

চুক্তি (Contract), RFP, নীতিমালা, টেন্ডার, পুরাতন প্রজেক্ট রিপোর্ট—স্টেকহোল্ডারের আভ্যন্তরীণ প্রত্যাশা অনেক সময় এসব দস্তাবেজে থাকে।

ধাপ ৫: Observation & Field Visit

যেসব প্রজেক্টে ইউজাররা কাজ করেন (যেমন কারখানা, পানি সরবরাহ, কৃষি)—
সেখানে সরাসরি কাজ দেখলে তাঁদের বাস্তব সমস্যা ও চাহিদা বোঝা যায়।

ধাপ ৬: Expectation Mapping Tool ব্যবহার

সাধারণ টুল:

• Stakeholder Expectation Matrix
• Power–Interest Grid
• Voice of Customer (VOC)
• Affinity Diagram
• SWOT-based Expectation Analysis
• Customer Journey Mapping (Software/Service projects)

৪) Stakeholder Expectation Matrix – একটি উদাহরণ

স্টেকহোল্ডার	প্রত্যাশা	গুরুত্ব (High/Med/Low)	ঝুঁকি	মিটিগেশন
প্রজেক্ট স্পন্সর	সময়মতো ডেলিভারি, বাজেট নিয়ন্ত্রণ	High	বাজেট বাড়তে পারে	কঠোর কস্ট মনিটরিং
স্থানীয় জনগণ	নিরাপদ পানি, কম খরচ, সহজ অ্যাক্সেস	High	পানি দূষণ/প্রতিবাদ	সচেতনতা সভা, মান নিয়ন্ত্রণ
ঠিকাদার	টেকনিক্যাল ক্লিয়ারিটি, দ্রুত পেমেন্ট	Med	বিলম্বে কাজ বন্ধ	স্পষ্ট BOQ, Milestone Payment
স্থানীয় প্রশাসন	আইন/নীতিমালা মেনে কাজ	High	অনুমোদন জটিলতা	আগেভাগে কাগজপত্র প্রস্তুত

৫) বাস্তব উদাহরণ (বাংলাদেশ কনটেক্সট)

উদাহরণ ১: গ্রামীণ পানি সরবরাহ প্রকল্প

(আপনার অঞ্চলের মতো Chapainawabganj, Rahanihat Union ধরুন)

স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা

স্থানীয় গ্রামবাসী:

• নিরাপদ পানি
• কম খরচ
• দ্রুত পানি পাওয়া
• বিদ্যুৎ না থাকলেও বিকল্প ব্যবস্থা

ইউনিয়ন পরিষদ:

• আইন মেনে কাজ
• কমিউনিটি অভিযোগ কম হওয়া
• দীর্ঘমেয়াদী স্থায়িত্ব

NGO বা ডোনার:

• Social impact
• স্বাস্থ্য সচেতনতা
• gender-inclusion

প্রযুক্তিবিদ/কন্ট্রাক্টর:

• স্পেসিফিকেশন পরিষ্কার
• সাইট প্রস্তুতি
• সময়মতো পেমেন্ট

→ এখানে প্রত্যাশা না জেনে কাজ করলে জনগণের অসন্তোষ বা অনুমোদন সমস্যায় প্রজেক্ট আটকে যেতে পারে।

উদাহরণ ২: Software Development Project (ERP System)

স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা

• CFO: খরচ হিসাব সহজ করা
• HR Manager: Leave/Payroll automation
• Employees: সহজ UI, কম সময় লাগে এমন সিস্টেম
• Management: ড্যাশবোর্ড ও রিপোর্ট

→ প্রত্যাশা আগে থেকে সংগ্রহ না করলে ইউজার অভিযোগ, স্কোপ পরিবর্তন, রিওয়ার্ক—সব বাড়বে।

উদাহরণ ৩: নতুন রাস্তা নির্মাণ প্রকল্প

স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা

• স্থানীয় মানুষ: মসৃণ রাস্তা, কম ধুলোবালি
• ব্যবসায়ী: দ্রুত যাতায়াত
• পরিবেশ বিভাগ: পরিবেশগত সুরক্ষা
• ট্রাফিক পুলিশ: সিগন্যাল ও নিরাপত্তা ব্যবস্থা

→ প্রত্যাশা বুঝে পরিকল্পনা না করলে প্রজেক্ট স্টেকহোল্ডার রাগান্বিত হবে।

৬) স্টেকহোল্ডার প্রত্যাশা চিহ্নিত করার সময় সাধারণ ভুল

❌ শুধুমাত্র উচ্চ ক্ষমতাসম্পন্ন স্টেকহোল্ডারদের কথা শোনা
❌ ডকুমেন্ট ভালোভাবে না পড়া
❌ একবার সংগ্রহ করে আর আপডেট না করা
❌ স্টেকহোল্ডারের “গোপন” প্রত্যাশা খুঁজে না দেখা
❌ ভাষাগত/সাংস্কৃতিক ভিন্নতা বিবেচনা না করা
❌ শোনা কথা ডকুমেন্ট না করা (Stakeholder Register আপডেট না করা)

৭) কীভাবে স্টেকহোল্ডারের প্রত্যাশা ম্যানেজ করা যায়?

✔ পরিষ্কারভাবে লিখে নিন (Expectation Log)
✔ গ্রুপ করে নিন (Functional, Quality, Timeline)
✔ প্রত্যাশার গুরুত্ব রেটিং দিন
✔ কোনগুলো বাস্তবসম্মত/অবাস্তব—চিহ্নিত করুন
✔ স্টেকহোল্ডারকে বাস্তবতা বোঝান (Negotiation)
✔ নিয়মিত আপডেট দিন
✔ পরিবর্তন হলে Change Control মাধ্যমে নিন

৮) চেকলিস্ট

• ☐ স্টেকহোল্ডারের সব প্রত্যাশা সংগ্রহ করেছি
• ☐ তাদের গুরুত্ব নির্ধারণ করেছি
• ☐ রিস্ক/ঝুঁকি বিশ্লেষণ করা হয়েছে
• ☐ প্রত্যাশার বিষয়ে যোগাযোগ পরিকল্পনা আছে
• ☐ ডকুমেন্ট ও রেজিস্টার আপডেট আছে
• ☐ প্রত্যাশা পরিবর্তিত হলে দ্রুত আপডেট করা হচ্ছে

উপসংহার

স্টেকহোল্ডারদের প্রত্যাশা শনাক্ত করা PMP এর একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ক্ষেত্র। ভালোভাবে প্রত্যাশা সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করলে ভুল বোঝাবুঝি কমে, কাজ দ্রুত এগোয় এবং সকল পক্ষ সন্তুষ্ট হয়।
এটি যে কোনো প্রজেক্টকে সফল, স্থিতিশীল ও টেকসই করতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপগুলোর একটি।