“Solve Problems” in PMP

প্রকল্প ব্যবস্থাপনা (PMP)–এর অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ দায়িত্ব হলো সমস্যা সমাধান (Solve Problems)। কারণ প্রকল্প মানেই পরিবর্তন, অনিশ্চয়তা এবং ঝুঁকি। যে ম্যানেজার বা টিম দ্রুত ও কার্যকরভাবে সমস্যা সমাধান করতে পারে, তারাই প্রকল্পকে সঠিক পথে ধরে রাখতে পারে।

আজকের এই ব্লগে আমরা বিস্তারিত আলোচনা করবো—
✔ প্রকল্পে সমস্যা কীভাবে চিহ্নিত করবেন
✔ সমস্যা সমাধানের মূল ধাপগুলো
✔ PMP অনুযায়ী সমস্যা সমাধানের কৌশল
✔ বাস্তব উদাহরণ
✔ সাধারণ ভুল ও তার সমাধান
✔ এবং প্রজেক্ট ম্যানেজারের গুরুত্বপূর্ণ টিপস

এই ব্লগটি সহজ, বাস্তবভিত্তিক এবং সম্পূর্ণ PMP-অভিজ্ঞতাপূর্ণ।

সমস্যা সমাধান বলতে কী বোঝায়? (What is Problem Solving in PMP?)

সমস্যা সমাধান হলো—
প্রকল্পে এমন কোনো বাধা, ভুল, বা অস্বাভাবিক অবস্থা চিহ্নিত করা, যা প্রকল্পের সময়, খরচ, গুণগত মান বা দলীয় পরিবেশকে ক্ষতিগ্রস্ত করতে পারে;
এবং তা বিশ্লেষণ করে, উপযুক্ত সমাধান তৈরি, বাস্তবায়ন এবং পর্যবেক্ষণ করা।

PMP-তে সমস্যা সমাধান কেন গুরুত্বপূর্ণ?

• প্রকল্প যাতে সময়ে শেষ হয়
• বাজেট যাতে অতিক্রম না করে
• Deliverable-এর quality ঠিক থাকে
• স্টেকহোল্ডারদের সঙ্গে সম্পর্ক ভালো থাকে
• টিমে conflict কমে
• ঝুঁকি কমে এবং উৎপাদনশীলতা বাড়ে

সমস্যার ধরন (Types of Problems)

প্রকল্পে সাধারণত যেসব সমস্যার মুখোমুখি হতে হয়:

✔ টেকনিক্যাল সমস্যা

যেমন API ফেইল, সিস্টেম ডাউন, ইলেকট্রিক্যাল ফোল্ট ইত্যাদি।

✔ রিসোর্স সমস্যা

মানুষের অভাব, যন্ত্রপাতির অভাব, বাজেট কম ইত্যাদি।

✔ যোগাযোগ সমস্যা

Miscommunication, ভুল বোঝাবুঝি।

✔ টাইমলাইন সমস্যা

ডেলিভারি দেরি হওয়া, রিকোয়ারমেন্ট পরিবর্তন।

✔ মানের সমস্যা (Quality Issue)

প্রোডাক্ট টেস্ট পাস করছে না।

✔ স্টেকহোল্ডার সমস্যা

অসন্তুষ্টি, চাহিদার পরিবর্তন।

সমস্যা সমাধানের PMP কাঠামো (Structured Problem Solving Process)

PMP অনুযায়ী সমস্যা সমাধান একটি কাঠামোগত প্রক্রিয়া। নিচে ধাপে ধাপে ব্যাখ্যা করা হলো:

ধাপ ১: সমস্যা শনাক্তকরণ (Identify the Problem)

এটাই সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ধাপ।
✓ ঠিক কোথায় সমস্যা?
✓ সমস্যা না লক্ষণ? (Symptom vs Root Problem)

⬤ উদাহরণ
সফটওয়্যার লোড হতে দেরি হচ্ছে—
এটি লক্ষণ।
Root cause = ডাটাবেজ কুয়েরি অপ্টিমাইজড নয়।

ধাপ ২: সমস্যা বিশ্লেষণ (Analyze the Problem)

প্রশ্ন করুন:

• কখন ঘটেছে?
• কোথায় ঘটেছে?
• কারা জড়িত?
• আগেও ঘটেছিল কি?
• ডেটা কি বলে?

এখানে নিচের টুলগুলো ব্যবহার করা হয়:

✔ 5 Whys Technique

✔ Fishbone Diagram (Ishikawa)

✔ Pareto Analysis (80/20 Rule)

✔ Root Cause Analysis (RCA)

ধাপ ৩: সম্ভাব্য সমাধান তৈরি (Generate Solutions)

সম্ভব সব সমাধান তালিকাভুক্ত করুন।
✓ Quick Fix
✓ Permanent Fix
✓ Preventive Action
✓ Contingency Plan

ধাপ ৪: সেরা সমাধান নির্বাচন (Select the Best Solution)

মানদণ্ডঃ
✔ কম খরচ
✔ দ্রুত বাস্তবায়নযোগ্য
✔ দীর্ঘমেয়াদে কার্যকর
✔ ঝুঁকি কম

ধাপ ৫: সমাধান বাস্তবায়ন (Implement the Solution)

Action Plan তৈরি করুন—

• কে কাজ করবে
• কত সময় লাগবে
• কোন রিসোর্স লাগবে
• কোন KPI দিয়ে সফলতা মাপা হবে

ধাপ ৬: পর্যবেক্ষণ ও ফলো-আপ (Monitor & Evaluate)

✓ ফলাফল ভালো?
✓ সমস্যা আবার ঘটছে?
✓ Preventive control লাগবে কি?

PMP Problem Solving Techniques

1️⃣ RCA (Root Cause Analysis)

সমস্যার মূল কারণ বের করার প্রক্রিয়া।

2️⃣ SWOT Analysis

Strength, Weakness, Opportunity, Threat বিশ্লেষণ।

3️⃣ Brainstorming

টিমের মতামত নিয়ে সম্ভাব্য সমাধান তৈরি।

4️⃣ Data-driven decision making

রিপোর্ট, লগ, মেট্রিক দেখে সিদ্ধান্ত।

5️⃣ Conflict Management Techniques

(PMP-এর ৬টি কৌশল)

• Collaborate
• Compromise
• Smooth
• Force
• Withdraw
• Problem-Solving Approach

6️⃣ Risk Management Integration

সমস্যা → Risk register → Mitigation Plan।

বাস্তব উদাহরণসহ সমস্যা সমাধান প্রক্রিয়া

উদাহরণ ১ — সফটওয়্যার ডেভেলপমেন্ট প্রকল্প

সমস্যা

UAT-এ ৩০% টেস্ট কেস ফেল করছে।

বিশ্লেষণ

✔ Root cause: API response ফরম্যাট মাঝে মাঝে পরিবর্তন হচ্ছে
✔ QA টিমের কাছে updated documentation নেই

সমাধান

• API contract freeze করা
• Swagger documentation বাধ্যতামূলক করা
• Dev-QA weekly sync call শুরু করা

ফলাফল

Test pass rate 30% → 92% এ উন্নীত।

উদাহরণ ২ — নির্মাণ (Construction) প্রকল্প

সমস্যা

সাইটে কংক্রিট ঢালাই বারবার ভাঙছে।

Root cause analysis

✔ মেশিনের ভাইব্রেশন কম
✔ মিক্স রেশিও সঠিক নয়
✔ তাপমাত্রা বেশি

সমাধান

• ভাইব্রেটর মেশিন পরিবর্তন
• মিক্স রেশিও স্ট্যান্ডার্ডাইজ
• ঢালাইয়ের সময় দুপুর বাদ দেওয়া

ফলাফল

Construction defect 75% কমে যায়।

উদাহরণ ৩ — ই-কমার্স প্রকল্প

সমস্যা

Customer complaint বেশি আসছে: "ডেলিভারি লেট"।

 বিশ্লেষণ

GPS tracking দেখানো যায় না → Delivery person খুঁজে পাওয়া কঠিন।

সমাধান

• Delivery app-এ real-time tracking যোগ
• 6 PM cut-off time introduce
• Warehouse sorting automation

 ফলাফল

Late delivery 42% → 12% এ নেমে আসে।

সমস্যা সমাধান করতে গিয়ে সাধারণ ভুল (Common Mistakes)

❌ লক্ষণকে সমস্যা হিসেবে ধরে নেওয়া
❌ ডেটা ছাড়া সিদ্ধান্ত নেওয়া
❌ দেরি করে প্রতিক্রিয়া (Delayed action)
❌ Micromanagement
❌ টিমের মতামত না নেওয়া
❌ Root cause address না করে অস্থায়ী সমাধানে থেমে যাওয়া

PMP পরামর্শ — প্রজেক্ট ম্যানেজার হিসেবে যা করবেন

✔ দ্রুত সমস্যা শনাক্ত করুন
✔ Panic না করে Calm Decision নান
✔ সমস্যাকে লুকান না—স্টেকহোল্ডারকে জানান
✔ টিমকে blame না করে process fix করুন
✔ শেখার মনোভাব নিন (Lesson Learned)
✔ documentation রাখুন
✔ status report-এ সমস্যা ও সমাধান পরিষ্কারভাবে লিখুন

সমস্যা সমাধানের জন্য কার্যকর টেমপ্লেট

নিচের ফরমেটটি আপনি সরাসরি প্রজেক্টে ব্যবহার করতে পারেন:

Problem Solving Sheet

১. সমস্যা:
২. তারিখ:
৩. কোথায় ঘটেছে:
৪. Root Cause:
৫. সম্ভাব্য সমাধান:
৬. নির্বাচিত সমাধান:
৭. দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি:
৮. সময়সীমা:
৯. KPI:
১০. Follow-up Result:

উপসংহার

Problem Solving হলো একজন PM-এর সবচেয়ে শক্তিশালী দক্ষতা।
যে PM সমস্যাকে ভয় পায় না—
বরং কাঠামোবদ্ধ বিশ্লেষণ, টিমওয়ার্ক এবং ডেটা ব্যবহার করে সমস্যাকে সুযোগে পরিণত করতে পারে—
সেই PM-ই প্রকৃত অর্থে সফল।

প্রকল্প যত বড় হোক, সমস্যা থাকবেই।
কিন্তু সঠিক পদ্ধতি জানলে, প্রতিটি সমস্যাই সফলতার সিঁড়ি হতে পারে।